REPORTAGE: Teletech
Löste tekniken för en av de största FN-konferenserna någonsin
Text: Peter Fredberg
Foto: Teletech & IVS
Teletech startades 1987 och ligger i Söborg, strax utanför Köpenhamn och är en av skaparna av Congress Rental Network. Med 1 600 uppdrag per år levererar de professionell AV-utrustning och tolkutrustning för möten och konferenser till hela världen.
“Genom att bygga upp ett eget nätverk kunde vi snabbt och kostnadseffektivt lösa uppdrag i hela världen.”
De både hyr ut och säljer utrustning. De kan hjälpa till med att skapa ett nytt eller modernisera ett äldre konferenssystem åt sina kunder. I dag tar säljinstallationerna upp cirka 25 procent av verksamheten och resten är rena uthyrningsuppdrag. Tack vare sitt nätverk och effektiva logistiksystem löser de det mesta. Behöver en kund en konferenstelefon eller en liten ljudanläggning i Köpenhamn, Malmö eller Göteborg så kan de leverera utrustningen samma dag. Men det är extrema exempel. Oftast så handlar det om välplanerade evenemang som de jobbat med länge för att lösa.
– Vi hanterar allt från det lilla mötet till den stora konferensen, som går av stapeln i flera länder samtidigt, säger Jan Reuther, vd på Teletech. Stora och små uppdrag liknar varandra mer än de skiljer sig åt och ett litet möte kan vara minst lika viktigt som ett stort. Vi gör det möjligt för våra kunder att nå fram med sina budskap, oavsett om det sker vid en konferens eller i form av en totalupplevelse i ett upplevelsecenter. Vår styrka är den stora erfarenhet vår personal samlat på sig under alla år. Vi har en fantastisk kompetens inom företaget och jobbar även tillsammans med väldigt många duktiga och kompetenta frilansare. All vår personal utbildas dessutom kontinuerligt på tekniken vi använder och på det som är på gång i branschen.
Viktigt att lyssna på kundens vision kring arrangemanget
Teletechs hyres- och försäljningskoordinator Corina Dannevang berättar att man alltid lyssnar på kundens vision kring deras planerade arrangemang och kan tack vare sin erfarenhet snabbt göra en analys av behoven.
– Inledningsvis håller vi regelbundna planeringsmöten för att kunna ge den bästa tekniska rådgivningen, säger Corina. Ofta gör vi ett besök på plats för att se var utrustningen ska användas och vilken lösning som blir bäst för det aktuella eventet. Vid större uppdrag utser vi alltid en projektledare som är med från början till slut. Projektledaren granskar regelbundet all planering med våra tekniker, så att alla är informerade om status på uppdraget och om det dyker upp några ändringar. Allt för att se till att lösa uppgiften på ett så effektivt och prisvärt sätt som möjligt och för att kunna hjälpa kunden om det är något de känner sig osäkra på.
– Just rådgivningsdelen är en väldigt viktig del, både för oss och för kunden, intygar Jan. Allt handlar om att ha en bra och tydlig kommunikation med uppdragsgivaren, det är det absolut viktigaste. Vi får inte heller vara rädda för att rekommendera en annan typ av lösning än den kunden har tänkt sig, för att få till ett så bra arrangemang som möjligt. Det handlar om att vara så professionell som möjligt i alla led av ett uppdrag, säger Jan.
– Ett av de vanligaste misstagen som görs när man planerar ett lite större arrangemang är att man inte tänker på vad som krävs när man går upp i storlek i ett projekt, säger Peter Krumbach, Senior Supervisor. Kunden kan tro att de kan använda samma typ av utrustning de använt på sina mindre möten med en liten projektor, en laptop och en underdimensionerad ljudanläggning. Det kan sluta i katastrof. Om du inte har bra ljud och bild då kan du faktiskt låta bli att hålla ditt arrangemang. Så viktigt är det. Att betala mycket för en föreläsare och spara in på tekniken är ingen bra lösning. Ingenting kommer att nå fram och det ger ett amatörmässigt intryck. Det viktigaste är att deltagarna får en så bra upplevelse som möjligt och att de faktiskt kommer ihåg eventet. Då har du lyckats.
Congress Rental Network
I slutet på 80-talet märkte Jan Reuther att det fanns få riktiga nätverk för denna typ av utrustning, och idén han fick då var CRN (Congress Rental Network). CRN består av professionella leverantörer och certifierade tekniker av mötesutrustning och AV-utrustning från Bosch och är i dag uppe i 56 medlemmar.
– Genom att bygga upp ett eget nätverk kunde vi snabbt och kostnadseffektivt lösa uppdrag i hela världen, säger Jan. Budgeten är en enormt viktig del när vi planerar möten och konferenser, och den är inte obegränsad. Därför är det viktigt att kunna ge kunden en korrekt budget och att framförallt hålla den. Det är något vi är väldigt noga med. Kommer det några ändringar, som det ofta kan göra, är vi väldigt snabba med att kontakta uppdragsgivaren om att det kan bli en ändring. Det gäller naturligtvis även åt det andra hållet. Används en mindre anläggning än vi har avtalat så anpassar vi alltid budgeten till verkligheten och till vad som faktiskt används under arrangemanget.
Uppdrag i 102 länder
Hittills har teamet haft uppdrag i 102 länder och de strävar efter att hela tiden jobba med den mest aktuella tekniken och följer utvecklingen noga för att kunna leverera så bra lösningar som möjligt till sina kunder. Redan 1995 var de pionjärer och kunde som det första företaget i världen, tillsammans med Philips och senare även Bosch erbjuda helt digitala anläggningar för internationella konferenser och kongresser, inkluderat nätmöten, med både ljud och bild.
I dag samarbetar Teletech med ett antal större leverantörer av professionell AV-utrustning, bland annat Bosch Security Systems, Sennheiser, Analog Way, Sony och Bose. För belysning använder de gärna SmartBat LED eller Source4 och det rörliga ljuset blir ofta Robe Pointe. På ljudsidan jobbar de ofta med utrustning från Kling & Freitag, och för de lite större projekten används Meyer Sound flitigt. Projektorerna kommer vanligen från Panasonic, Sharp och Barco. Storbildsskärmar levereras ofta från LG och Samsung. Det händer att Teletech får tillgång till ny teknik ett par månader innan den kommer ut på marknaden. På så sätt kan tillverkaren testa produkten skarpt och få viktig input.
För att streama bild används ofta fjärrstyrda dome-kameror från Sony för att smidigt täcka upp ett event. Hela sändningen övervakas noga av tekniker som även mixar bild och ljud.
Tolkanläggningar allt viktigare
En allt viktigare del i vår globaliserade värld är möten mellan olika länder och då blir det också allt viktigare med tolkanläggningar. Just dessa lösningar står för en stor del av Teletechs uppdrag i dag och de har det största lagret med tolkanläggningar i Norden.
– Vi använder oss av två typer av lösningar: simultantolkanläggningar och den lite enklare guideväskan, säger Corina. Simultananläggningen används på stora konferenser, och där jobbar vi med Bosch tolkanläggningar som klarar av att hantera upp till 31 olika språk, och där varje tolkbås har plats för upp till fyra tolkar. Ljudet från talaren skickas direkt till båsen där det simultantolkas. Händer det att tolken inte talar samma språk som talaren, skickas ljudet först till en tolk som talar simultantolkens språk innan det går vidare in till tolkbåset. Sedan skickas ljudet trådlöst till deltagarens mottagare och hörlurar. Deltagaren kan sedan fritt välja vilken kanal och vilket språk hen vill lyssna på.
Den lite enklare lösningen är guideväskan som består av en mobil enhet. Denna används när en mindre grupp behöver tolkning till små möten, rundvisningar eller besök på företag. Här använder de sig av Sennheisers guideväskor som klarar av att hantera upp till 20 hörlurar medan tolken sitter med i lokalen utan tolkbås. Det är ett litet men väldigt effektivt system, som kräver väldigt lite förberedelsetid men ändå löser en tolkuppgift på ett väldigt bra sätt.
– Ett av våra mest krävande uppdrag när det kommer till tolkning var när vi 2009 valdes som leverantör av utrustning för simultantolkning och mikrofonsystem till FN:s klimatkonferens COP 15, berättar Jan. Det var en av de största FN-konferenserna som någonsin hållits. Cirka 30 000 personer deltog och det hölls 2 500 små och stora möten som vi skulle hantera i det 77 000 kvadratmeter stora Bella Center i Köpenhamn. Som en liten parantes såg vi dessutom till att allt ljus var LED för att följa konferensens tema att spara energi.
I varje tolkbås får det plats upp till fyra tolkar. Skulle tolken inte tala det aktuella språket, så går ljudet först till en tolk som talar språket innan det går tillbaka till tolken i tolkbåset.
Efterfrågan på röstningssystem stor
En annan funktion som efterfrågas allt mer är röstningsmöjligheter och är ett användbart verktyg vid konferenser, årsstämmor och möten. Här jobbar Teletech primärt med IVS (Interactive Voting System), ett digitalt voteringssystem som har tio valbara knappar på röstningsenheterna.
– Inför uppdraget skickar kunderna frågorna till oss så vi kan programmera systemet med svarsalternativen och ser så allting är redo inför röstningen, säger Corina. Systemet liknar en PowerPoint-presentation där deltagarna både kan se frågorna som ställs och resultatet av röstningen i realtid. I dag erbjuder vi även system för sms-röstning och det är en allt populärare möjlighet. Deltagarna använder sina egna telefoner och skickar sina svar via sms till ett nummer som vi tillhandahåller, i övrigt fungerar det på nästan samma sätt som IVS-systemet.
En annan lösning för att få deltagarna att vara mer delaktiga är möjligheten att ställa frågor i realtid via sms. De kan se vilka frågor som ställs på sina mobiltelefoner och kan markera vilka frågor de finner mest intressanta.
– Då kan arrangören se vilka frågor som flest besökare vill ha svar på och tar upp dessa, säger Peter. Det är ett väldigt smidigt system för att hjälpa till att hålla det så relevant som möjligt för deltagarna.
Erbjuder streaming både live och on demand
Kunderna vill allt oftare erbjuda möjligheten att kunna följa ett event från olika platser för att kunna nå en bredare publik.
– Vi löser både live-streaming och on demand-streaming, men det förstnämnda är fortfarande vanligast, säger Peter.
Som video-switch används bland annat Panasonic AW HS50E och allt streamas via Blackmagic H.264 Pro Recorder och en iMac, säger Peter. Vi använder gärna Sony BRC-Z700 HD-SDI Dome Cam, men även andra typer av kameror beroende på vad som krävs för att täcka upp det hela. Filmströmmen kan sedan visas på kundens hemsida, och den lösningen kan skapas av oss eller av kundens egna ansvariga webmaster.
2014 var Unicef Danmark värd för Unicef Global Supply Meeting och mötet ägde rum på Unicefs danska kontor. Teletech fick uppdraget att sända hela mötet via streaming till alla andra Unicef-kontor världen över.
– För att lösa bilder från konferensrummet i Köpenhamn installerade vi två Sony Broadcast Dome-kameror, komplett med styrenheter och programvaruhantering. Bilder och presentationer från möteslokalen i Danmark visades på två stora projektionsdukar i respektive land. Vi använde tolkningssystem från Bosch för två språk: engelska och franska. Ljudet från möteslokalen, inklusive tolkningen och bild, blev sedan streamat till 500 deltagare runt om i världen. Vi använde oss även här av IVS Online.
Teletech har inte bara streaming- och tolkuppdrag. Här har man skapat en upplevelsetunnel där det visas bilder på tunnelns insida. Det löstes med sex projektorer, tre på varje sida av tunneln.
Begränsad bandbredd en stor utmaning
En stor utmaning i Afrika var begränsad bandbredd och långsamt internet. När det var dags för röstning kunde det ta upp till fem minuter innan resultatet kom fram från deltagarna.
– Vi i Norden är bortskämda med ett snabbt internet, så bandbredd är kanske inte det första man tänker på, men det blev tydligt hur viktigt det är i dag under detta uppdrag, säger marknadschefen Tobias Brask.
Men det är inte bara streaming- och tolkutmaningar teamet ställs inför. I samband med MPI:s EMEC-konferens, som hölls på Radisson Blu Scandinavia i Köpenhamn, fick de uppgiften att iscensätta deras enorma 60x15 meter stora Grand Ballroom.
– Vi byggde en 40x4 meter stor vägg som vi lyste upp med våra trådlösa LED-uplights tillsammans med två integrerade presentationsskärmar, berättar Peter. Den bakre väggen kompletterades med två 12x4-meters bakprojektionsdukar och allt på bildsidan styrdes av två Analog Way-switchers. Innehållet kunde flyttas fritt mellan skärmarna och effekten förstärktes av att ljudet kunde följa bilden.
– Det vi märker, och som kommer allt mer i konferensvärlden, är att se till att deltagarna kan interagera mer och kunna vara mer aktiva under en konferens, i stället för att passivt sitta och lyssna. Den möjligheten efterfrågas allt oftare och är en trend som vi ser allt mer av, avslutar Jan.
2014 var Unicef Danmark värd för Unicef Global Supply Meeting. Teletech löste uppdraget med att streama ljud och bild till resten av UNICEF kontoren runt om i världen, med hjälp av Dome-kameror från Sony och tolkutrustning från Bosch. Dessutom skulle de se till att det gick att rösta live.
